Tổng quan

Giới thiệu

Màn Tổng quan là nơi hiển thị toàn bộ bức tranh hoạt động của sân trong ngày. Đây là màn hình quan trọng nhất giúp chủ sân theo dõi nhanh tình trạng hoạt động, doanh thu, giờ trống, các ca đặt và mọi hoạt động trên sân bao gồm:

Tình trạng hoạt động (giờ khai thác – giờ trống)
Doanh thu theo ngày
Chi phí theo ngày
Biểu đồ hoạt động
Lịch đặt sân dạng timeline
Tỷ lệ lấp đầy trong ngày
Tổng quan các trạng thái (đang chơi - chờ duyệt - đã khóa - đã duyệt - hoàn thành)
Thống kê giờ trống và giờ khai thác

Màn hình này giúp chủ sân nắm tình hình hoạt động của sân mà không cần mở từng chức năng riêng lẻ.

Hướng dẫn sử dụng

Thông tin nhanh

Ngay trên cùng màn hình, bạn sẽ thấy các thẻ thông tin theo ngày/ tuần/ tháng:

Khai thác (giờ đã được sử dụng): Tổng số giờ sân đã được khách thuê trong ngày. Chỉ số này giúp chủ sân biết mức độ hoạt động của sân và đánh giá hiệu suất bán giờ.
Giờ trống: Số giờ sân chưa có người đặt. Đây là lượng thời gian còn lại mà chủ sân có thể khai thác thêm để tăng doanh thu.
Doanh thu: Tổng số tiền thu được trong ngày bao gồm tiền sân, dịch vụ, nước uống, đồ ăn,… Đây là kết quả trực tiếp của hoạt động kinh doanh trên sân.
Chi phí: Tất cả khoản tiền đã chi ra trong ngày như điện, nước, nhân sự, vệ sinh, bảo trì,… Giúp chủ sân theo dõi dòng tiền và tính lợi nhuận thực.

Những thẻ này giúp bạn biết ngay:

Hôm nay sân bận hay vắng?
Hiệu suất sử dụng bao nhiêu %?
Doanh thu tạm tính là bao nhiêu?
Chi phí ghi nhận hôm nay?

Lịch đặt sân (Timeline)

Đây là phần giúp chủ sân nắm tình hình hoạt động của toàn bộ sân chỉ trong vài giây.

Mỗi hàng = 1 sân
Mỗi ô = 1 khung thời gian (30 phút, 1 tiếng, 1.5 tiếng, 2 tiếng tùy cấu hình khung giờ của sân)
Lọc theo bộ môn
Lọc theo ngày
Ca sáng/ Ca chiều

Ý nghĩa màu sắc trong Timeline

Các màu thể hiện chính xác trạng thái của từng khung giờ:

Xanh lá - Hoàn thành
Ca đã kết thúc và đã được thanh toán đầy đủ.

Xanh dương - Đã duyệt
Khách đã đặt, sân xác nhận xong và chờ đến giờ chơi.

Cam - Đang chơi
Khách đang sử dụng sân trong thời điểm hiện tại.

Đỏ - Chờ duyệt
Có yêu cầu đặt sân mới, nhưng chưa được quản lý hoặc lễ tân xác nhận.

Xám - Đã khóa
Khung giờ bị khóa, không cho phép đặt (ví dụ: bảo trì, vệ sinh sân, sự cố…).

Xanh nhạt - Ô trống có thể đặt sân
Khung giờ chưa có ai đặt - chủ sân có thể tìm khách thuê sân ngay.

Chỉ cần nhìn vào Timeline, chủ sân biết ngay tình trạng tất cả sân: Sân nào đang chơi, sân nào trống, sân nào sắp đến giờ hoặc chưa duyệt.

Đặt sân hôm nay

Phần này sẽ hiển thị thông tin cho người dùng bao gồm

Xem danh sách toàn bộ người đặt sân trong ngày.
Kiểm tra tình trạng từng đơn: Chờ duyệt – Đã duyệt – Đang chơi – Hoàn thành.
Thực hiện các thao tác xử lý nhanh mà không cần mở nhiều màn hình.
Theo dõi cọc, tổng tiền, khung giờ của từng khách.
Hỗ trợ thu ngân và chủ sân quản lý hoạt động sân theo thời gian thực.

Thông tin hiển thị trên bảng đặt sân

Mỗi dòng tương ứng với một đơn đặt sân, bao gồm:

Mã đặt sân

Là mã tự sinh giúp kiểm tra, đối chiếu hoặc tìm kiếm nhanh.
Bấm vào mã để xem chi tiết đơn.

Thông tin khách hàng

Tên khách
Số điện thoại
Loại sân và mô tả (ví dụ: Bóng rổ 02 – Sân 5×5)

Khung giờ

Hiển thị ngày giờ chơi.
Kèm thời lượng (30 phút, 1 tiếng, 1.5 tiếng…)

Tiền cọc

Số tiền khách đã cọc trước (nếu có).
Giúp bạn dễ đối chiếu khi khách tới.

Tổng tiền

Tổng số tiền của đơn đặt sân sau khi áp dụng bảng giá.

Trạng thái đơn

Có các trạng thái:

Chờ duyệt – Khách đã đặt nhưng sân chưa xác nhận.
Đã duyệt – Sân đã xác nhận, chờ khách đến chơi.
Đang chơi – Khách đang sử dụng sân.
Hoàn thành – Khách đã chơi xong và thanh toán.

Ghi chú

Ghi chú nội bộ hoặc ghi chú từ khách (nếu có).

Các nút thao tác nhanh

Mỗi đơn đều có các nút thao tác nhanh:

Xác nhận
Nhập tiền cọc
Hủy sân
Đổi lịch

Giúp chủ sân xử lý đơn chỉ với 1-2 thao tác mà không cần chuyển màn hình.

Nút “Xem thêm”

Khi số đơn trong ngày nhiều, hệ thống sẽ hiển thị 5 đơn đầu tiên.
Bấm Xem thêm để tải thêm các đơn còn lại.

Lợi ích

Quản lý đầy đủ các đơn trong ngày trên một màn hình duy nhất.
Xử lý nhanh đơn đặt sân, hạn chế sót khách hoặc duyệt trễ.
Kiểm tra cọc/tổng tiền mà không cần mở từng đơn.
Chủ động nắm được tình trạng hoạt động của sân theo thời gian thực.
Hỗ trợ lễ tân thao tác nhanh và hạn chế sai sót khi đông khách.

Số dư - Quỹ tài khoản

Mục này giúp chủ sân nắm được toàn bộ dòng tiền hiện có của từng loại quỹ mà sân đang sử dụng. Đây là tính năng quan trọng để kiểm soát tài chính hằng ngày, tránh thất thoát và hỗ trợ đối soát nhanh cuối ngày.

Mục đích

Hiển thị tổng tiền còn lại ở từng quỹ.
Giúp chủ sân theo dõi dòng tiền thực tế đang nằm ở đâu.
Phân tách rõ ràng giữa tiền kinh doanh, tiền marketing, tiền đầu tư…
Hỗ trợ đối chiếu cuối ngày hoặc cuối ca.

Giải thích từng quỹ trong hệ thống

Số quỹ chuyển khoản

Là số tiền khách thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng.
Hệ thống tự cộng dồn tiền vào quỹ này khi lễ tân chọn phương thức thanh toán "Chuyển khoản".
Giúp chủ sân kiểm tra dễ dàng xem tiền online đã về bao nhiêu.

Ý nghĩa: hỗ trợ kiểm soát thu nhập không dùng tiền mặt.

Số quỹ vận hành

Là quỹ liên quan đến thu chi vận hành, bao gồm ghi nhận:

Tiền bán hàng (đồ ăn, nước uống…)
Chi phí nhỏ hằng ngày
Tiền phát sinh

Các giao dịch thu - chi tại quầy sẽ làm thay đổi số dư quỹ này.

Ý nghĩa: giúp chủ sân giám sát chi phí và doanh thu vận hành theo thời gian thực.

Số quỹ đầu tư

Là quỹ dành cho các khoản đầu tư, nâng cấp sân hoặc các khoản thu chi tách biệt với vận hành thường ngày.
Thường được dùng cho:
- Thu tiền đặt cọc dài hạn
- Đầu tư sửa chữa lớn
- Khoản dự phòng dài hạn

Ý nghĩa: tách bạch tài chính để chủ sân dễ hoạch định.

Lợi ích

Kiểm soát tài chính minh bạch theo từng nguồn tiền.
Biết chính xác tiền đang nằm ở đâu (tiền mặt, chuyển khoản, vận hành…).
Dễ dàng đối chiếu cuối ngày để tránh thiếu hụt.
Hạn chế thất thoát nhờ theo dõi được mọi biến động.
Hỗ trợ chủ sân quản lý từ xa mà vẫn nắm tài chính rõ ràng.

Số giờ đặt trong tuần

Là biểu đồ giúp chủ sân theo dõi nhanh tình hình khai thác sân theo từng ngày trong tuần. Đây là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động, nhận biết ngày mạnh - ngày yếu và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Mục đích

Cho biết tổng số giờ đã được đặt theo từng ngày trong tuần.
Giúp chủ sân dễ dàng so sánh giữa:
- Tuần trước
- Tuần này
Nhìn nhanh được xu hướng khách đặt sân.

Giải thích

Cột màu xanh dương – Tuần trước

Đại diện cho tổng số giờ mà sân được đặt trong cùng ngày của tuần trước.
Dùng để so sánh xem tuần này tăng hay giảm.

Cột màu tím – Tuần này

Hiển thị tổng số giờ mà sân được đặt trong tuần hiện tại.

Con số này thay đổi theo thời gian thực mỗi khi có khách đặt hoặc hủy sân.

Trục ngang

Tương ứng với từng ngày trong tuần.

Trục dọc

Tổng số giờ đặt của tất cả sân cộng lại trong ngày.

Lợi ích:

Đánh giá hiệu quả khai thác theo ngày

Dễ dàng biết ngày nào khách đặt nhiều, ngày nào đặt ít.
Có thể đưa ra các chương trình ưu đãi cho ngày yếu.

So sánh nhanh giữa tuần này và tuần trước

Nếu tuần này giảm mạnh → xem lại giá, marketing, đối thủ.
Nếu tăng → tiếp tục phát huy khung giờ/giá/thông điệp phù hợp.

Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh chính xác

Điều chỉnh giá theo ngày/giờ.
Bổ sung thêm giờ mở cửa vào ngày cao điểm.
Giảm nhân sự vào ngày thấp điểm.

Giám sát hoạt động từ xa

Dù không có mặt tại sân, chủ sân vẫn biết tuần này sân có đông khách hay không.

Lời khuyên

Kiểm tra biểu đồ hằng ngày hoặc hằng tuần.

Kết hợp xem thêm Khai thác – Giờ trống – Doanh thu để có bức tranh đầy đủ.

Nếu tuần này thấp hơn tuần trước → xem lại:

Giá sân
Chất lượng CSKH
Marketing sân
Tỷ lệ chơi lại của khách

Thống kê trong tháng

Giúp chủ sân xem nhanh tình hình vận hành của toàn bộ sân trong tháng hiện tại. Đây là nơi tổng hợp các chỉ số quan trọng nhất, hỗ trợ đánh giá mức độ khai thác, tỷ lệ hoàn thành và các vấn đề bất thường.

Tổng số giờ

Là tổng số giờ sân đã được đặt, đã hoàn thành, đã hủy và giờ trống trong tháng.
Chỉ số này cho chủ sân cái nhìn tổng quan về hoạt động tháng.

Nếu số giờ âm (–) → nghĩa là số giờ trống nhiều hơn số giờ được khai thác.

Đặt mới

Tổng số giờ khách đặt sân trong tháng (bao gồm các đơn chờ duyệt hoặc đã duyệt).
Dùng để đánh giá mức độ quan tâm của khách trong tháng.

Ý nghĩa: Nếu chỉ số này tăng dần → khách tìm đến sân nhiều hơn.

Hoàn thành

Tổng số giờ chơi đã diễn ra thực tế (khách đã sử dụng xong sân).
Đây là chỉ số quan trọng nhất để tính doanh thu thật.

Ý nghĩa: Chỉ số này càng cao → mức khai thác sân càng tốt.

Đã hủy

Tổng số giờ đã bị hủy trong tháng (khách chủ động hủy hoặc sân hủy).
Chỉ số này giúp chủ sân đánh giá chất lượng đặt – giữ sân, và lý do hủy.

Ý nghĩa:

Nếu số giờ hủy cao → cần xem lại giá, CSKH hoặc điều kiện mưa gió, sự cố sân,…

Giờ trống

Tổng số giờ không có khách đặt trong tháng.
Đây là phần giờ lãng phí mà sân chưa khai thác được.

Ý nghĩa:

Giờ trống càng thấp → sân hoạt động càng hiệu quả.
Nếu giờ trống cao → nên xem xét khuyến mãi, giảm giá khung giờ thấp điểm, hoặc quảng cáo thêm.

Lợi ích đối với chủ sân

Theo dõi hoạt động vận hành chỉ trong 5 giây
Biết ngay tháng này tốt hơn hay tệ hơn tháng trước
Phát hiện vấn đề (hủy nhiều, giờ trống nhiều…) để điều chỉnh kịp thời
Căn cứ lên kế hoạch marketing – giá sân – nhân sự

Lời khuyên

Kiểm tra mục này ít nhất 1 lần/tuần để theo dõi xu hướng.
Khi thấy giờ trống cao → lập tức dùng các giải pháp:
- Giảm giá theo khung giờ
- Chạy ưu đãi trong ngày
- Đẩy seeding group, Zalo
- Gọi lại khách quen
So sánh với biểu đồ "Số giờ đặt trong tuần" để có cái nhìn 2 chiều (ngày – tháng).

Kết luận

Khi bạn nắm rõ những chỉ số quan trọng và biết cách đọc dữ liệu vận hành, mọi quyết định về giá sân, lịch hoạt động hay chiến lược thu hút khách đều trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Chúng tôi tin rằng với các công cụ quản lý thông minh từ Thế Giới Thể Thao, sân của bạn sẽ ngày một hiệu quả, ổn định và luôn tràn sân mỗi ngày.
Hãy tiếp tục khám phá các mục tiếp theo để khai thác tối đa sức mạnh của phần mềm!