Sổ quỹ

Mục đích 

Màn hình Sổ Quỹ giúp chủ sân theo dõi và quản lý toàn bộ nguồn tiền của sân theo từng “quỹ” riêng biệt.
Mỗi quỹ đại diện cho một tài khoản tiền khác nhau (tiền mặt, chuyển khoản, quỹ chi phí, quỹ vận hành…).

Chức năng này giúp:

• Không bị lẫn tiền giữa các mục đích sử dụng.
• Theo dõi được dòng tiền vào - ra của từng quỹ.
• Giảm sai sót khi thu - chi tại sân.
• Kiểm soát được nhân viên sử dụng đúng quỹ.
• Báo cáo tài chính rõ ràng hơn, chuẩn chỉnh và minh bạch.

Đây là một trong những màn quan trọng nhất để chủ sân nắm được tiền đang nằm ở đâu - dùng vào việc gì - có thiếu hụt hay không.

Tổng quan giao diện

Màn hình gồm các thẻ quỹ, mỗi thẻ thể hiện:

Tên quỹ

• Sổ quỹ tiền mặt
• Sổ quỹ chuyển khoản
• Sổ quỹ vận hành
• Sổ quỹ marketing
• Sổ quỹ đầu tư
• Sổ quỹ lợi nhuận
• Sổ quỹ dự phòng rủi ro…

Số tiền hiện tại trong quỹ

Hiển thị tổng số tiền còn lại sau khi cộng - trừ thu chi.

Trạng thái

• Hoạt động → Quỹ đang sử dụng
• Ngừng hoạt động → Không hiển thị khi tạo phiếu thu/chi

Phương thức thanh toán gắn với quỹ

• Tiền mặt
• Chuyển khoản

(Điểm này rất quan trọng: Khi thu/chi bằng hình thức nào thì tiền vào đúng quỹ đó.)

Ngày tạo quỹ

Giúp chủ sân kiểm soát thời gian thiết lập.

Ghi chú /mô tả quỹ

Hỗ trợ phân biệt mục đích từng quỹ.

Công tắc “Mặc định”

Khi bật, quỹ đó sẽ được ưu tiên hiển thị khi tạo phiếu thu/chi.

Hành động nhanh

• Chỉnh sửa quỹ
• Xóa quỹ

Hướng dẫn sử dụng chi tiết

Tạo một quỹ mới

1. Nhấn Thêm quỹ (ô cuối cùng bên phải).
2. Chọn:
   • Tên quỹ
   • Phương thức thanh toán
   • Mục đích / mô tả quỹ
   • Trạng thái hoạt động
3. Nhấn Cập nhật.

→ Quỹ mới sẽ xuất hiện ngay lập tức trong danh sách.

Tham khảo các loại quỹ trong hệ thống

Dưới đây là gợi ý cho chủ sân: 

 

→ Chủ sân có thể tùy chỉnh theo mô hình thực tế.

Chỉnh sửa thông tin quỹ

1. Nhấn Chỉnh sửa.
2. Thay đổi: tên quỹ – trạng thái – ngân hàng - mô tả.
3. Nhấn Cập nhật.

Lưu ý:

• Nên đặt tên quỹ rõ ràng để nhân viên không chọn nhầm.
• Mỗi phương thức thanh toán chỉ nên gán cho 1–2 quỹ để dễ kiểm soát.

Xóa quỹ

• Nhấn Xóa → hệ thống yêu cầu xác nhận.
• Không được xóa quỹ đang có phát sinh thu/chi trước đó (để tránh mất dữ liệu).

Nếu muốn ẩn quỹ, bạn có thể chuyển trạng thái → Ngừng hoạt động.

Chọn quỹ mặc định

Khi bật công tắc Mặc định, quỹ đó sẽ luôn được chọn sẵn khi:

• Thu tiền sân
• Thu tiền sản phẩm
• Chi phí nhỏ tại quầy
• Thu đặt cọc

→ Giúp thu ngân thao tác nhanh hơn và tránh nhầm quỹ.

Lưu ý quan trọng

• Quỹ phải khớp với phương thức thanh toán để tránh lệch tồn quỹ.
• Cuối ngày nên đối soát quỹ:
  • Quỹ tiền mặt = tiền thu ngân đang cầm
  • Quỹ chuyển khoản = số tiền bank đã nhận
• Không nên để quá nhiều quỹ gây khó quản lý.
• Nếu sân có nhiều nhân viên thu ngân → Nên sử dụng sổ quỹ mặc định để tránh nhầm lẫn.

Kết luận

Màn hình Quản lý thu chi là công cụ giúp chủ sân nắm chắc dòng tiền từng ngày, từng giao dịch. Khi sử dụng đúng cách, chủ sân sẽ:

• Hạn chế thất thoát tiền mặt
• Kiểm soát chặt hoạt động của nhân viên
• Dễ dàng tổng hợp báo cáo kinh doanh
• Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp cho sân thể thao

Vận hành sân hiệu quả luôn bắt đầu từ quản lý dòng tiền chặt chẽ. Hãy sử dụng thu chi mỗi ngày để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn.